Konto- und Datenlöschung
Diese Seite beschreibt, wie Sie die Löschung Ihres KudTax-Kontos und der damit verbundenen Daten beantragen, welche Daten gelöscht werden und welche wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiterhin speichern müssen.
Gilt für die App KudTax (com.kudtax.app) und die Web-Anwendung unter app.kud.tax.
Löschung beantragen
Sie haben zwei Möglichkeiten. Beide führen zum selben Ergebnis.
1. In der Web-Anwendung (sofort)
- Melden Sie sich unter app.kud.tax an.
- Öffnen Sie Einstellungen → Datenschutz → Konto löschen.
- Bestätigen Sie mit Ihrem Passwort — bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung zusätzlich mit dem per E-Mail zugesandten Code.
Die Löschung wird danach vorgemerkt. Sie können sie während der Übergangsfrist an derselben Stelle wieder abbrechen.
2. Per E-Mail (kein Login nötig)
Wenn Sie keinen Zugriff mehr auf Ihr Konto haben, senden Sie eine E-Mail an [email protected] mit dem Betreff „Kontolöschung“.
Bitte senden Sie die Nachricht von der E-Mail-Adresse, mit der das Konto registriert wurde. Wir benötigen diesen Abgleich, um sicherzustellen, dass niemand die Löschung eines fremden Kontos veranlassen kann. Ist das nicht möglich, fordern wir einen anderen Identitätsnachweis an.
Welche Daten gelöscht werden
Mit der Kontolöschung werden entfernt:
- Ihre Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort, Einstellungen zur Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Alle aktiven Sitzungen und Anmeldungen auf allen Geräten
- Ihre persönlichen Anwendungseinstellungen: Sprache, gespeicherte Ansichten, Filter und Benachrichtigungseinstellungen
- Zugangsdaten und Zugriffstoken zu von Ihnen verbundenen Portalen (z. B. Amazon, Shopify, PayPal, eBay, Banken). Die Verbindung wird getrennt, es werden keine weiteren Daten mehr abgerufen.
Welche Daten wir aufbewahren müssen — und wie lange
KudTax ist eine Buchhaltungs-Anwendung. Ein Teil der verarbeiteten Daten unterliegt gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die wir auch auf Ihren Wunsch hin nicht verkürzen dürfen.
- Buchhaltungs- und steuerrelevante Unterlagen — Rechnungen, Transaktionen, Buchungssätze, Belege, erzeugte Exporte (z. B. DATEV) und Abrechnungsbelege.
- Aufbewahrungsfrist: in Deutschland 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB, GoBD), in Österreich 7 Jahre (§ 132 BAO). Die Frist beginnt mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres.
- Diese Unterlagen werden für die weitere Nutzung gesperrt: Sie werden nicht mehr für den laufenden Betrieb verarbeitet, nicht ausgewertet und nicht an Portale übermittelt. Nach Ablauf der Frist werden sie gelöscht.
Mandanten mit mehreren Nutzern: Die Löschung Ihres Benutzerkontos entfernt Ihren persönlichen Zugang. Gehört ein Mandant mehreren Nutzern, bleiben dessen Buchhaltungsdaten für die übrigen berechtigten Nutzer bestehen. Soll ein ganzer Mandant gelöscht werden, geben Sie das in Ihrer Anfrage bitte ausdrücklich an.
Fristen
- Übergangsfrist: 30 Tage. In dieser Zeit ist das Konto zur Löschung vorgemerkt und die Löschung kann noch abgebrochen werden — ein Schutz vor versehentlichen oder unbefugten Anträgen.
- Kontodaten: werden spätestens 30 Tage nach Ablauf der Übergangsfrist endgültig gelöscht.
- Gesperrte Unterlagen: werden nach Ablauf der oben genannten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht.
- Anfragen per E-Mail bestätigen wir innerhalb von 30 Tagen nach Eingang (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).
Ihre Daten vorher exportieren
Die Löschung ist endgültig. Wenn Sie eine Kopie Ihrer Daten behalten möchten, fordern Sie diese vor dem Löschantrag unter Einstellungen → Datenschutz → Meine Daten exportieren an.
Kontakt
Fragen zur Löschung oder zum Datenschutz: [email protected]
Account and Data Deletion
This page explains how to request deletion of your KudTax account and its associated data, what is deleted, and what we are legally required to retain.
Applies to the KudTax app (com.kudtax.app) and the web application at app.kud.tax.
How to request deletion
There are two ways. Both lead to the same result.
1. In the web application (immediate)
- Sign in at app.kud.tax.
- Open Settings → Privacy → Delete account.
- Confirm with your password — and, if two-factor authentication is enabled, with the verification code sent to your email address.
Deletion is then scheduled. You can cancel it in the same place during the grace period.
2. By email (no login required)
If you can no longer access your account, send an email to [email protected] with the subject “Account deletion”.
Please send it from the email address the account was registered with. We need this match to make sure nobody can request deletion of someone else's account. If that is not possible, we will ask you for another form of identity verification.
What gets deleted
Deleting your account removes:
- Your account details: name, email address, password, two-factor authentication settings
- All active sessions and sign-ins across all devices
- Your personal application settings: language, saved views, filters and notification preferences
- Credentials and access tokens for portals you connected (e.g. Amazon, Shopify, PayPal, eBay, banks). The connection is severed and no further data is retrieved.
What we must retain — and for how long
KudTax is a bookkeeping application. Some of the data it processes is subject to statutory retention periods that we may not shorten, even at your request.
- Accounting and tax-relevant records — invoices, transactions, journal entries, receipts, generated exports (e.g. DATEV) and billing records.
- Retention period: 10 years in Germany (§ 147 AO, § 257 HGB, GoBD) and 7 years in Austria (§ 132 BAO), counted from the end of the relevant calendar year.
- These records are blocked from further use: they are no longer processed for ongoing operations, not analysed, and not transmitted to any portal. They are deleted once the retention period expires.
Clients with multiple users: deleting your user account removes your personal access. Where a client is shared with other users, its bookkeeping data remains available to the remaining authorised users. If an entire client should be deleted, please state this explicitly in your request.
Timelines
- Grace period: 30 days. During this time the account is scheduled for deletion and the request can still be cancelled — a safeguard against accidental or unauthorised requests.
- Account data: permanently deleted no later than 30 days after the grace period ends.
- Blocked records: deleted once the statutory retention period stated above expires.
- Email requests are answered within 30 days of receipt (Art. 12(3) GDPR).
Export your data first
Deletion is permanent. If you want to keep a copy of your data, request it before submitting the deletion request under Settings → Privacy → Export my data.
Contact
Questions about deletion or data protection: [email protected]